İÇİNDEKİLER

1.BİLGİ SİSTEMLERİNİN YAPISI VE YÖNETİMİ................... 1
1.1. BİLGİ SİSTEMİ YAPISI............................................ ........ 1
1.1.1. VERİ GİRİŞ BLOKU............................................. .. 2
1.1.2. MODEL BLOKU............................................. ........ 2
1.1.3. ÇIKTI BLOKU............................................. ........... 3
1.1.4. TEKNOLOJİ BLOKU............................................ 3
1.1.5. VERİ TABANI BLOKU......................................... 4
1.1.6. KONTROL BLOKU............................................. . 6

1.1 BİLGİ SİSTEMİ TASARIMINA ETKİ EDEN FAKTÖRLER.. 7
1.2.1. BÜTÜNLEŞTİRME..................................... ........... 9
1.2.2. SİSTEM İHTİYAÇLARI....................................... .. 9
1.2.3. VERİ İŞLEME İHTİYAÇLARI................................ 9
1.2.4. ORGANİZASYONA AİT FAKTÖRLER................... 9
1.2.5. MALİYET FAKTÖRÜ........................................... 10
1.2.6. İNSAN FAKTÖRÜ........................................... ..... 10
1.2.7. FİZİBİLİTE YAPMANIN GEREKLİ OLMASI......... 10

1.3. BİLGİ SİSTEMLERİNİN BÜTÜNLEŞTİRİLMESİ............... 11
1.3.1 BÜTÜNLEŞTİRME..................................... ........... 11
1.3.2 BÜTÜNLEŞTİRMEYE DOĞRU MEYDANA
GELEN DEĞİŞİMLER........................................ ..... 12

1.4 BİLGİ SİSTEMLERİNİN YÖNETİMİ................................. 14

2. İŞLETMELERDE BİLGİ SİSTEMLERİ................................ 21
2.1. FİNANS BÖLÜMÜ BİLGİ SİSTEMİ .................................. 21
2.2. PERSONEL BÖLÜMÜ BİLGİ SİSTEMİ............................. 24
2.3. STOK BÖLÜMÜ BİLGİ SİSTEMİ..................................... 27
2.4. ÜRETİM BÖLÜMÜ BİLGİ SİSTEMİ................................ 30
2.5. PAZARLAMA BÖLÜMÜ BİLGİ SİSTEMİ........................ 33
2.6. SATINALMA BÖLÜMÜ BİLGİ SİSTEMİ......................... 36
2.7. ARAŞTIRMA VE GELİŞTİRME BÖLÜMÜ BİLGİ SİSTEMİ. 37
2.8. MÜHENDİSLİK BÖLÜMÜ BİLGİ SİSTEMİ...................... 39
2.9. MUHASEBE BÖLÜMÜ BİLGİ SİSTEMİ............................. 39
2.10. TESLİM ALMA BÖLÜMÜ BİLGİ SİSTEMİ......................... 42
2.11. DAĞITIM BÖLÜMÜ BİLGİ SİSTEMİ................................. 43
2.12. ANA PLANLAMA BÖLÜMÜ BİLGİ SİSTEMİ..................... 43
2.13. STRATEJİK PLANLAMA BİLGİ SİSTEMİ.......................... 44

3.YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ........................................... ......... 46
3.1. YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİNİN TANIMI VE ANLAMI........46
3.2. YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİNİN ALT SİSTEMLERİ............. 50
3.2.1. ORGANİZASYONEL FONKSİYON ALT
SİSTEMLERİ........................................ ................. 50
3.2.2. ALT SİSTEM AKTİVİTELERİ................................. 51

4.BİLGİ SİSTEMLERİ TEKNOLOJİSİ...................................... 52
4.1. PERSONEL.......................................... ............................. 52
4.1.1. BİLGİ SİSTEMİ YÖNETİCİSİ................................. 53
4.1.2. İDARE HEYETİ............................................ ....... 53
4.1.3. SİSTEM GELİŞTİRME SIRASI................................ 55
4.1.4. PROGRAMLAMA İŞLEMİNİN YÖNETİCİSİ............ 55
4.1.5. İŞLEM YÖNETİCİSİ........................................ ...... 56
4.1.6. VERİ TABANI YÖNETİCİSİ................................... 56
4.1.7. GÜVENLİK YÖNETİCİSİ........................................ 56


4.2. YAZILIM........................................... .............................. 57
4.2.1. PROGRAMLAMA DİLLERİ..................................... 57
4.2.2. İŞLETİM SİSTEMLERİ........................................ ... 58
4.2.3. KONTROL PROGRAMLARI ................................... 58
4.2.4. UYGULAMA VE ÖZEL SERVİS PROGRAMLARI.... 59

4.3. DONANIM........................................... ............................. 60
4.3.1. TERMİNALLER....................................... ..... 60
4.3.2. MODEMLER.......................................... ............. 60
4.3.3. İLETİŞİM KANALI............................................ .. 60
4.3.4. İLETİŞİM KONTROL BİRİMLERİ........................ 60
4.3.5. MERKEZİ İŞLEM BİRİMİ (CPU)......................... 61
4.3.6. İLETİŞİM SİSTEMİ........................................... . 61
4.3.7. İLETİŞİM KONTROL PROGRAMI....................... 61
4.3.8. KULLANICI PROGRAMLARI.............................. 61

4.4. BİLGİSAYAR AĞLARI............................................ ....... 62
4.4.1. BİLGİSAYAR AĞLARININ BİLEŞENLERİ............ 63
4.4.2. BİLGİ GÖNDERİMİ......................................... .... 65
4.4.3. ÇOK KULLANICILI SİSTEMLER......................... 66
4.4.4. HABERLEŞME (TELEKOMÜNİKASYON)...
2. BÖLÜM
İŞLETMELERDE BİLGİ SİSTEMLERİ

Yeni Bilgi Sisteminin başarılı bir şekilde işletmeye adaptasyonu Bilgi Bilimi Sistemine ilişkin tüm faaliyetlerin sona erdiği anlamına gelmez. Yeni bir Bilgi Bilimi Sisteminin geliştirilmesine ilişkin olarak şu ana kadar sunulan aşamalar gelişmiş bir Bilgi Bilimi Sisteminin evrimsel gelişme süreci olabilmek için sadece böyle bir sistem geliştirmek değil fakat, sürekliliğini sağlayarak bir düzeninde kurulmasına gereksinim vardır. Yeni yönetim gereksinimleri ve yeni teknoloji, Bilgi Bilimi konusunda yeni gelişmelerin temel nedenidir. Günümüzde, evrimsel niteliğe sahip bu süreç, sonu olmayan bir döngüdür.
Aşağıda bu süreci oluşturan işletmelerdeki temel Bilgi Bilim Sistemleri ele alınacaktır.

2.1 Finans Bölümü Bilgi Sistemi
Finans fonksiyonu tipik bir işletmedeki birçok fonksiyonlardan biridir. Bu fonksiyon çoğu kez önemli alt sistem olmakla birlikte diğer tüm alt sistemlerin faaliyetlerine destek olan merkezi bir öneme sahiptir. Tüm işletmelerde ve diğer bütün organizasyonlarda önceden belirlenen amaçları gerçekleştirmek için doğrudan veya dolaylı bir fon kullanımı söz konusudur. Bu anlamda ele alındığında para tüm işletme faaliyetlerinin gerçekleştirilmesinde hayati bir kaynaktır. Bu nedenle etkin ve verimli bir finansal sistem bir organizasyonun kısa ve uzun vadeli amaçlarını gerçekleştirmede en önemli kaynak araçtır.
Finans organizasyonel faaliyetlerin mümkün olan en düşük maliyetle gerçekleşmesinden sorumlu bilgi sistemidir. Finans için
stratejik planlama; en iyi finans sağlayacak uzun süreli strateji, vergilerin etkisini azaltacak uzun dönemli vergi muhasebe politikası ve bütçeleme sistemleri için sistemlerin planlamasını içerir.

Finansal sistem, işletme faaliyetlerinde parasal değerlerin akışı ve dönüştürülmesi ile ilgilidir. Muhasebe finansal nitelikteki işlem olaylarının para cinsinden ve anlamlı bir şekilde kaydedilmesi, sınıflandırılması, özetlenmesi ve bunların sonuçlarının yorumlanması sanatıdır. Muhasebe, finansal işlerin sınıflandırılması, standart finans raporlarını özetlenmesi, ayrıca bütçenin hazırlanması ve maliyet verilerinin sınıflandırılıp, analizinden oluşur. Bütçe ve maliyet verileri yönetim kontrol raporları için gerekli olan girdilerin muhasebe tarafından karşılanması demektir. Finans ve muhasebe ile ilgili işler, kredi uygulamaları, satışlar, doküman toplama, ödeme emirleri, çekler, stok transferleri, büyük defterdir. Fonksiyonun üzerinde işlevsel kontrol yapma için; günlük hata raporları, işlem gecikme kayıtları, yapılaşmamış işlemlerin raporları gerekir. Muhasebe ve finans için yönetimsel kontrol seviyesi; bütçelenmiş finans kaynaklarının mevcut maliyeti ile, hata oranları ile işlev muhasebesi, veri maliyetleri bilgilerini değerlendirir.

Finans ise parasal değerlerin akışına ilişkin faaliyetlerin planlaması ve organizasyonu ile ilgilidir. Görüldüğü üzere bu iki alan (muhasebe, finans) arasında büyük bir arakesit mevcuttur. Muhasebe ve finans arasındaki büyük bir arakesit mevcuttur. Muhasebe ve finans arasındaki büyük ilişki nedeniyle bu iki sistemi birbirinden soyutlamak oldukça zordur.

Finans fonksiyonun temel amacı; işletme amaçları doğrultusunda işletme varlığını maksimize etmek üzere gerçekleştirilecek faaliyetlere fon sağlamak, kullanmak ve kontrol etmektir.

Bazı önemli fonksiyonları kısaca tanımlamak bir finans sisteminin daha iyi anlaşılmasını sağlayacaktır.

A) Sermaye Bütçeleme :

Sermaye bütçeleme konusu, getirisi ve erken bir sonraki yıl gerçekleşecek olan ve şimdiden yapılması gereken yatırımlarla ilgilidir. Böyle bir yatırımın yapılabilmesi için, çeşitli finansal ölçütlere göre değerlenen yatırımın getirisinin onun için katlanılan maliyetten büyük olması gerekir. Bu nedenle düşünülen yatırımın getirisine ilişkin yapılacak araştırmaların sağlam esaslara dayanması ve güvenilir olması gerekir. Güvenilirliğin sağlanması için yapılacak yatırımın, gerek getirisinin ve gerekse maliyetinin belirlenmesi için mevcut ve elde edilebilecek tüm tarihi verilerin finansal analizlerde kullanılan ölçütlerin (Net bugünkü değer, iç verim oranı, karlılık indeksi vb.) ışığı altında değerlenmesi gerekir.




Finans yönetiminin en önemli görevlerinin biri de yapılmasına kara verilen tüm fon kullanımlarına ilişkin optimum finansal dengeyi bulacak bir yöntem izlemelidir. Yönetime bu konuda en büyük yardımcı fonların nerelerden gelip nerelere harcandığını gösteren tarihi belgelerdir.

B) Fon Kaynakları :

Nakit işleminin günlük faaliyetlerinin yerine getirilmesinde hayati öneme sahip en önemli öğedir. Bununla beraber nakit oldukça pahalı ve değerdir. Bu nedenle elde fazla bulundurarak böylesine kıymetli bir değeri boşada harcamamak gerekir. Bir finans yöneticisinin nakit akışına ilişkin (veya nakit yöneticisinin) iki ana amacı vardır. Bunlardan ilki, yöneticinin işletmesini tüm parasal sorunlarını çözümleyebilecek güce sahip kalmasıdır. İkinci amaç ise yöneticinin işletmenin karlılığını artırmak amacı ile fazla nakdi kısa vadeli yatırımlarda tutması gereğidir. Ancak bu birbirine uyuşmayan amaçları gerçekleştirmek için işletmenin nakit dengesindeki değişikliklerden anında haberdar olmak gerekir. Bu ise iyi bir iletişim sayesinde gerçekleşebilir.

2.2 Personel Bölümü Bilgi Sistemi

Bir işletmede personel sistemi diğer sistemler gibi diğer sistemlerden bağımsız ele alınmaz. Ancak diğer sistemlerden farklı olarak bu sistem diğer bütün sistemlerin en önemli bileşeni olan insan öğesinin oluşturduğu bir sistemdir. Bir işletme yönetimi mevcut ve gelecekte ortaya çıkacak iş hacmini yerine getirecek insan gücüne sahip olmayı arzular.

Personel alt sistemi personelin ödenekleri, kayıt tutulması, eğitim, kiralanması içerir. Başlıca işlemler ise, iş başvuruları, iş tarifleri, eğitim özellikleri, personelin verileri, ödemeler dengesi, çalışılan, saat maaş çekleri, yerleşim şeklindedir. Personel için işlevsel kontrol; kiralama, eğitim, yerleştirme, ödeneklerin değiştirilmesi gibi işler için karar usullerini gerektirir.

Personel fonksiyonunun yönetim kontrolü; organizasyonda planlanan ile ulaşılan performans değerlerinin değişimini gösteren analiz ve raporlarca desteklenir. Performansı incelenen değer ise eğitim maliyetleri, kiralık personel masrafları, maaş ödenekleri, maaş oranlarının dağıtımı vb. dir. Personel fonksiyonu için alternatif stratejiler geliştirme, hedeflere ulaşmak üzere gerekli personelin elde tutulması gibi etkinliklerden oluşur. Stratejik bilgi; yere, ülkeye göre; eğitim, maaş oranlarının iyice analizini kapsar.
Bu sistemin temel girdileri yeni personel ve paradır. Yeni personel işletmede sürekli çalışmak üzere alınan personel olabileceği gibi belirli bir süre emeğinden yararlanılmak istenen kiralık personel olabilir.

Diğer girdi olan para, personeli istenilen performansta çalıştırmanın en önemli öğedir. Eğer personelin yeterli bir performans göstermesi isteniyorsa onlara yeterli bir karşılığın önceden planlanan bir zaman aralığına göre ödenmesi gerekir. Doğrudan yapılan bu ödemeler yanında ödeme ve yardımlarında bu başlık altında ele alınması gerekir.

Bu şeklin ortasında yer alan kısım ise eğitilmiş, tecrübe kazandırılmış personelin oluşturduğu mevcut işgücü potansiyelidir. Her işletmede işletmeye yeni girenler yanında herhangi bir nedenle (tatminsizlik, motivasyonu daha yüksek bir iş, emeklilik v.b.) ayrılanlarda olmaktadır. Bu nedenle işgücünün oluşturduğu topluluğun yapısı sürekli değişme içindedir. Böylece şeklin bu bölümü devamlı değişkenlik arzeden durumu ile dinamik özellik taşımaktadır.

Bu sistemin kontrol fonksiyonu ise personel yöneticisi yerine getirmektedir. Yöneticinin temel bilgi girdisi, işletmenin içinde olduğu endüstrideki dalgalanmaya ve diğer nedenlere bağlı olarak işten ayrılması muhtemel personel tahminleridir. Bu bilgi kaynakları bütünleştirilerek yeni gelecek personel eğitimi, yerleştirilmesi ve adaptasyonu gibi faaliyetler planlanır.

Bir işletme içinde, personel sisteminin yeterli bir bilişim sistemine sahip olası, diğer tüm sistemlerinde görevlerini yeterince yerine getirmelerini sağlayacaktır. Personel bölümü fonksiyonlarının bilgisayar desteğinde gerçekleştirilmesi halinde bölüm için bilgi işlemesine bilgi akışı (Şekil 2) deki olduğu gibidir.

2.3 Stok Bölümü Bilgi Sistemi

Hemen hemen her türlü işletme için stok yönetimi temel niteliğe sahip bir fonksiyondur. Stok yönetiminin temel görevi, gerekli hammadde ve diğer araç gerecin elde edileceği an ile ona gereksinim duyulan an arasında bir tampon olma fonksiyonudur. Bu yönüyle dikkate alındığında, stok yönetiminin rolü daha önce değinilen nakit yönetimine oldukça benzemektedir. Zira nakit bilgi sisteminin amacı, elde edilen gelir ile onun için yapılması gereken harcamalar arasındaki gecikmelerin doğuracağı sakıncaları ortadan kaldırmak üzere işletmenin karlılığını maksimize edecek biçimde bir nakit politikası izlenmektedir.

Stok yönetimini de aynı şekilde tanımlamak mümkündür. Buna göre stok yönetimi, üretim için satın alınan hammadde ve diğer gereçlerin gelişi ile üretimi ve satılmak üzere üretilen mamul ile satılmaları arasındaki dalgalanmaları ortadan kaldırır. Elde yeterli stok olduğu zaman gerek üretim, gerekse dağılım faaliyetleri en etkin biçimde planlanarak icra edilebilir.

Şüphesiz stoklar malzeme yönetiminin en çok ilgilendiği konudur. Özellikle işletmenin uğraşı alanına bağlı olarak bir çok stok tipi vardır. Bir üretim işletmesinde şu tip malzemelerin stokları olabilir:

1) Hammadde Stokları: Üretim sürecinde şekli veya yapısı değişecek olan çeşitli madde ve malzemeler.
2) Yarımamul ve mamuller : İşletmenin kendi üretiminde kullanılmak üzere diğer firmalardan alınan ürünler
3) İşletmedeki maddeler: Üretim sürecine girmiş fakat üretimi henüz, tamamlanmamış hammadde ve yarımamuller.
4) Üretimi tamamlanan ürünler: Müşteriye teslim edilmek üzere bekleyen ürünlere ilişkin stok
5) Üretime doğrudan girmeyen diğer maddeler: Üretim sürecinde kullanılan fakat son ürünün yapısı içinde yer almayan diğer madde ve teçhizat stoğu
6) Araç Gereçler: Üretim süreci sırasında kullanımı gereken ve gerekebilecek araç ve gereçlerin stoğu
7) Üretimi gerçekleştiren araç ve gereçlerin stoğu : Üretim faaliyetlerinin aksaksız yürümesi ve bu ürünlerin satılmasına ilişkin bir büro varsa bu büroya ilişkin araç, gereç ve kırtasiye stoğu.

Yukarı sayılan tüm stok tipleri önemli olmakla beraber, aşağıda daha çok, tüm işletme fonksiyonlarını doğrudan etkilemesi bakımından önemli olan hammadde stokları, işlemdeki maddeler ve üretimi tamamlanan ürünler üzerinde durulacaktır. Bir üretim işletmesinde bu stoklar, üretim ve müşterilere dağıtım sürecini doğrudan etkiler. Stok sistemi işlem süreci; hammadde stoğu işlemdeki maddeler ve üretimi tamamlanan ürünler olmak üzere üç bölümde ele alınmaktadır.
Tüm işlem sürecindeki stoklar malzeme yöneticisine bağlıdır. sistemin çıktısı ise müşterilere gönderilen ürünlerdir. Bu sistemde kontrol fonksiyonu malzeme yöneticisi yerine getirmektedir. Yönetici çıkan ürünleri inceleyerek ona en uygun hammadde girişini düzeltici tedbirler alabilir. İyi tasarlanmış bir stok bilişim sistemi, yöneticiye sistemin verimli etkin çalışıp çalışmadığı konusunda yeterli bilgi vermelidir. Buna ilave olarak iyi bir stok bilişim sistemi yöneticiye sistemde ortaya çıkabilecek istisnai durumlar hakkında da bazı özel bilgiler verebilmelidir. Bu özellik sağlandığında stok sisteminin etkin ve verimli çalışması mümkün olacaktır.

2.4 Üretim Bölümü Bilgi Sistemi

Bir üretim işletmesinde üretim süreci, hammadde ve/veya yarımamulleri mamul hale dönüştüren süreç olarak tanımlanabilir. Üretim sürecinde sadece mal üretilmez. Genel olarak üretim sürecinin mal ürettiği düşünülebilir. Ancak günümüzde hizmet üreten işletmelere de birçok örnek bulmak mümkündür.

Üretim sisteminin temel amacı, girdiyi en etkin biçimde işletmenin üretmeyi amaçladığı çıktıya dönüştürmektir. Bir üretim süreci sistem olarak Şekil-4’te verilmiştir.

Şeklin sol tarafında, üretim sürecine giren hammadde ve yarı mamuller gösterilmiştir. Ortada yer alan işlem ünitesi ise hammadde ve yarımamulu işleyerek amaç ürüne dönüştüren süreci sembolize eden fabrika atölye veya üretim sürecidir. Bu süreç genel olarak binalardan, makine ve teçhizattan, insan öğesinden, finansal kaynaklardan ve teknik bilgilerden oluşmaktadır. Sistemin sağında yer alan ve sistemin çıktısını temsil eden bölümde, müşterilere satılmak üzere üretilen üretimi bitirilmiş ürünler yer almaktadır.








Üretim yöneticisi, üretime giren girdi yanında çeşitli politika ve kararlar aracılığı ile üretim sürecini de düzenleme fonksiyonuna sahiptir.
Bir organizasyondaki üretim fonksiyonunun sorumlulukları; ürün mühendisliği üretim yöntemlerinin planlaması, işletimi ve şekillendirilmesi, üretim personelinin istihdamı ve eğitimi, kalite kontrol ve denetimidir. İşlevsel kontrol darboğaz durumlarında mevcut performans ile üretim durumları arasındaki ilgiyi ve standartlardan sapmaları tespit edici detaylı raporlara gereksinim duyar. Kullanılan emek ve herbirinin maliyeti gibi sınıflandırmalar için ayrıca özet raporlar gerekebilir. Üretim için yapılan stratejik planlamada ise alternatif gibi yaklaşımlar önem kazanır.

Bununla beraber gerçekte üretim sistemleri yukarki basit modele oranla oldukça karmaşıktır. Bir üretim süreci çeşitli faaliyetlerin bütünleşmesinden oluşur. Bu faaliyetlerin her birini ayrıca alt sistem olarak düşünmek mümkündür.

Günümüzde giderek artan rekabet, etkin ve verimli bir üretim sürecinin önemini daha çok ortaya koymaktadır. Üretim işletmeleri, başarılı olmak ve üretim sürecinin performansını artırmak için mümkün tüm olanakları kullanmak zorundadır. Üretim yöneticilerinin kendi bölümlerinin faaliyetlerini daha iyi anlamaları ve organizasyonlarında neler olduğunu daha iyi bilmeleri gerekir.

Bir üretim bilişim sisteminin oluşturulmasının temel amacı üretim faaliyetlerinin planlaması, gerekli kaynakların organizasyonu, faaliyetlerin yönetilmesi ve performansının kontrolü konusunda yöneticiye yardımcı olmaktır. Bunun ötesinde böyle bir bilişim sistemi, üretim yöneticisinin üretim sürecine ilişkin çeşitli ilişkileri daha iyi anlamasını olanaklandırır.

İyi kurulan bir üretim bilişim sistemi üretim yöneticisinin tam, doğru, zamanında ve öz bilgiler elde etmesini sağlar. Bu bilgiler, etkin bir şekilde kullanıldıkları taktirde yönetimsel karar verme sürecinin gelişmesine büyük ölçüde katkıda bulunurlar. Sonuçta özet olarak iyi kararın yeterli bilgiye dayandığı açıkça belirtmek mümkündür.

2.5 Pazarlama Bölümü Bilgi Sistemi

Pazarlama fonksiyonu işletmelerin nispi başarılarında hayati bir önemi sahiptir. Bir işletmede, tüketicilerin istek ve gereksinimlerinin saptanması, saptanan bu bilgilerin başta üretim bölüm olmak üzere diğer bölümlere aktarılması, üretilen mal ve hizmetlerin yine bu istek ve gereksinimleri uygun olarak tüketicilere ulaştırılması ve tüketicilerin satınalma sonrası tutum ve davranışlarının belirlenmesi için yapılan eylemler pazarlama fonksiyonunun içeriğini oluşturur. Daha biçimsel bir tanıma göre “pazarlama mal ve hizmetlerin üreticiden tüketiciye akışı ile doğrudan ilgili eylemlerin yerine getirilmesidir. Bir başka ifade ile de pazarlama fonksiyonu işletme ile müşterilerinin, birbiri ile olan ilişkilerini olanaklandıran dinamik bir sistemdir Bu sistemin girdisi üretimi tamamlanan ürünler ve/veya hizmetlerdir. İşlem (veya dönüştürme) süreci müşterileri işletmenin ürettiği mal ve/veya hizmet hakkında bilinçlendirmeye ilişkin her türlü ortamdır. Bu sistemin çıktısı ise işletmenin mal ve hizmetine talep gösteren müşterilerin dileğini yerine getirmek, onları tatmin etmek ve yenilerini bulmaktır.

Kontrol fonksiyonu ise pazarlama bölümü yönetimi üstlenmiştir. Bu yönetimin temel görevi, pazara ilişkin her türlü bilgiyi toplamak, sunulan mal ve hizmeti piyasada tanıtmak ve yapılan araştırmalara dayalı olarak hazırlanan raporlara göre işletmenin hemen her türlü eylemini pazara uygun mal veya hizmet sunacak hale getirmeyi sağlamaktır.

Bu durum ise işletmenin gerek çevresi ile gerekse kendi içinde çok iyi bir iletişimi ağına sahip olması ile mümkündür. Özellikle bu alandaki iletişim yeterli olmadığı taktirde işletmenin bir süre sonra etkinliğini hatta varlığını yitireceği açıktır.
Pazarlama fonksiyonu genellikle servis ve organizasyonla ilgili tüm işlemleri içerir. İşlemler organizasyon emirleri şeklindedir. Pazarlama fonksiyonu için stratejik planlama stratejik planlama yeni pazar ve yeni pazar stratejilerini belirlemeyi kapsar. Stratejik planlama için bilgi gereksinmeleri, müşteri analizi, rakip analizi, tüketici görüş bilgisi, gelir belirleme, ileriye dönük teknolojik projeler önemlidir.

Pazarlama Bilgi Sistemi : “Pazarlama kararları için gerekli bilgileri düzenli ve sürekli bir biçimde toplamak, muhafaza ve analiz etmek ve yaymak üzere geliştirilmiş bir prosedürler ve metodlar dizisidir.”

Pazarlama bilgi sistemi işlevleri :
• Yöneticilerin bilgi ihtiyacını belirlemek
• İhtiyaç duyulan bilgiyi geliştirmek
• Bilgiyi zamanında yöneticilere ulaştırmaktır.

Müşteri taleplerindeki değişikliği, rakiplerinin yeni atılımlarını, yeni dağıtım yöntemlerini öğrenebilmek için yönetim, pazarlama bilgi sistemini geliştirip korumalı ve pazarlama araştırmalarını mükemmel bir şekilde götürecek ustalığa sahip olmalıdır.

Pazarlama Bilgi Geliştirme Alt Sistemleri :
• İşletme içi Kayıtları Sistemi
• Pazarlama Haber Alma Sistemi
• Pazarlama Araştırma Alt Sistemleri
• Pazarlama Karar Analizi Sistemi

2.6 Satınalma Bölümü Bilgi Sistemi

İşletmenin sürekliliğini sağlamak amacıyla, işletmenin yapısına bağlı olarak, hizmet, hammadde, cihaz ve mamulün tedariği için onları satınalmak gerekmektedir. Satınalma bölümünün bu fonksiyonu ifa ederken, satın aldıklarının uygun miktarda, zamanında ve fiyatta istenen kalitede ve doğru kaynaktan sağlanması konularına özen göstermesi gerekmektedir.

Küçük organizasyonda her bölüm kendi ihtiyaçları ile ilgili satınalma fonksiyonunu kendi yerine getirebilir. Ancak büyük organizasyonlarda bütün bölümlerin ihtiyaçlarını satınalmak üzere tek bir bölümün sorumlu olmasının, büyük yararları vardır.

Satınalma gereksinimi doğan bölüm tarafından satınalma talep formunun doldurularak satınalma bölümüne iletilmesiyle başlayan satınalma sürecinde, hazırlanan ikinci belge sipariş mektubudur. Ancak bu mektubu yazmadan önce satınalma bölümü satınalınacak malların fiyatları, özellikleri, satınalma şartları, elde edilebilme süreleri ve nakil şartları hakkında önceden bilgi sahibi olmalıdır. Bu nedenle satınalma bölümünün sürekli olarak güncel bilgilere sahip olması gereği bu fonksiyona özel bir önem kazandırmaktadır.

2.7 Araştırma ve Geliştirme Bölümü Bilgi Sistemi

işletmenin dinamik piyasa şartları içinde yaşamını sürdürebilmesinin en büyük gereklerinden biri böyle bir bölümü kurmasıdır. Gerek Pazar araştırmaları sonucunda sağlanan bilgiler ve gerekse günün ilerleyen teknolojik gelişmeleri dikkate alınarak yeni ürünleri geliştirmek bu bölümün görevidir.

Ancak yeni ürünün geliştirilmesi sırasında, fonksiyonları daha sonra tanıtılacak olan mühendislik bölümü ile ortak çalışmalar yürütmek zorunluluğu vardır.

Araştırma ve Geliştirme bölümünün görevlerini iki başlık altında toplamak mümkündür.
A) Teorik araştırmalar
B) Uygulamaya yönelik araştırmalar

Araştırma Süreci :
• Problemin Belirlenmesi
• Araştırma Planının Geliştirilmesi
• Veri Toplama
a) Birincil Veriler
b) İkincil Veriler
• Verilerin Analizi
• Bilgilerin Sunulması

Araştırma İşletmeleri :
• Kupür Derleme İşletmeleri
• Geleneksel Pazarlama Araştırma İşletmeleri
• Uzmanlıkla Sınırlı Pazarlama Araştırma Kurumları

Araştırma Türleri:
• Reklam Araştırmaları
• İşletme ve Ekonomik Yaşam Araştırması
• Kurumsal Sorumluluk Araştırması
• Ürün Araştırması
• Satış ve Pazarlama Araştırılması

2.8 Mühendislik Bölümü Bilgi Sistemi

Bu bölüm, araştırma ve geliştirme bölümü tarafından geliştirilen yeni ürün ile ilgili çeşitli araştırmalar yapar. Mühendislik bölümünün bu araştırmaları iki bölümden oluşur.

A)Mamul tasarımı ve diğer mühendisliği bölümü: Bu bölümde araştırma ve geliştirme bölümü tarafından geliştirilen yeni ürünün maliyeti ile ilgili araştırmalar gerçekleştirilir.
B)Fabrika mühendisliği veya sistem mühendisliği bölümü:Araştırma ve Geliştirme bölümü tarafından geliştirilen yeni ürünün en düşük maliyetle üretilmesi olanaklarını araştırmak veya edinilecek yeni teknoloji ile ilgili araştırmalar yapmak bu bölümün görevidir.

2.9 Muhasebe Bölümü Bilgi Sistemi

Muhasebe bölümü, işletme ile ilgili tüm değer değişikliklerinin kaydını tutar. Muhasebe bölümünün faaliyetleri temel olarak değer değişikliklerinin kaydını tutmak, sınıflamak, özetlemek, sonuçlar üretmektir.

Muhasebe bölümünün faaliyetleri genel olarak üç başlık altında incelenebilir.

A)Muhasebe Bölümünün Faturalama Görevi ve Bilgi İşleme Süreci:
Muhasebenin önemli görevi olan faturalama, müşterinin satınaldığı mal ile ilgili, çeşitli bilgileri ihtiva eden bir belgenin hazırlanması sürecidir. Hem müşteriyi üzerindeki bilgiler yardımıyla bilgilendiren hem de işletmenin bilgi kayıt sisteminde önemli bir belge olan fatura, genellikle şu bilgileri içerir:

- Müşteriye satılan her kalem malın miktarı ve fiatı,
- Her bir kalem mal için toplam tutar,
- Tüm kısmi tutarların toplamı,
- Taşıma maliyeti (ve varsa vergi),
- Fatura toplamı

Yukarıdaki bilgileri ihtiva edecek biçimde hazırlanan fatura herhangi bir biçimde müşteriye iletilir. Bu faturanın bir diğer kopyası ise kayıt amacıyla muhasebede saklanır.

B) Muhasebe Bölümünün Biriktirme Görevi ve Bilgi İşleme Süreci :

Muhasebe bölümünün çok önemli diğer bir görevi, biriktirme faaliyetidir. Biriktirme faaliyeti sürekliliği sağlamak amacıyla mal satılan veya hizmet kiralanan müşterilere hesapları ile ilgili durum tabloları gönderme ve ödeme karşılığında da makbuz gönderme faaliyetlerini içerir.

Bu faaliyetin temel dökümanı durum tablosu olup, işletmenin yapısına ve iş hacmine bağlı belirli aralıklarla müşterilere gönderilir.

Biriktirme süreci ile ilgili bir diğer önemli doküman ise kasa makbuzlarıdır. Bu belge borçluların yaptığı ödemelerin muhasebe tarafından kaydedilmesini sağlar. Bu belgenin bir kopyası, ilgili kaydın yapılması için muhasebe bölümüne gönderilirken bir kopyası da ödemeyi yapan müşteriye iletilir. Son kopya ise kasa bölümünün dosyalarında saklanır.

C) Muhasebe Bölümünün Harcama Görevi ve Bilgi İşleme Süreci :

İki büyük harcama alanı vardır:
I) Bordro ile ilgili harcamaları : Bu harcamalar işletme personelinin sağladığı hizmet karşılığında ödenen tutarlardan oluşmaktadır. Bordro hazırlanması sırasında çeşitli rapor ve formlar söz konusu olmaktadır. Bir bordronun hazırlanması için üretim bölümünden elde edilen zaman kartları her bir personel için ödeme dönemi boyunca çalışılan toplam süreyi vermektedir. Bir bordro genellikle çalışanların listesinden, çalışılan saatlerden, saat ücretlerinden, toplam brüt ücretlerden, çeşitli kesintilerden ve net ücretlerden oluşur.

II) Satınalınan Hammadde, Teçhizat, Diğer Mallar ve Hizmet ile İlgili Faturalar için Yapılan Ödemeler: Satın alınan hammadde, teçhizaat, hizmet ve diğer mallarla ilgili olarak yapılan harcamaların gerçekleştirilmesi süreci; borç hesaplarının sipariş emirleri ve teslim alma belgelerinin yardımı ile kontrolünü de içerir.

2.10. Teslim Alma Bölümü Bilgi Sistemi

Bu departmanın temel görevleri, teslimalma boşaltma ve paketleri açma olarak özetlenebilir. Teslim alınan bu malların satış şartnamelerindeki şartlarına uygunluğunun kontrolü yine bu bölüm tarafından gerçekleştirilir. Kontrolün tamamlanmasından sonra bu bölüm tarafından teslim alma raporu hazırlanır. Bölümün temel dökümanı olan bu belge, hangi malın kimden alındığının kayıtlarını taşımaktadır.

Bu raporun kopyaları aşağıdaki bölümlerin hepsine veya bir kısmına dağıtılır.
1- Teslim alma bölümünün dosyasına
2- Kontrol edilmek üzere satın alma bölümüne
3- Muhasebe bölümüne
4- Stok bölümüne ve talebin kaynaklandığı bölüme
5- Şayet teslim alma bölümünden farklı bir bölüm ise, muayene ve kontrol bölümüne
6- Şayet alınanlar üretim girdisi ise, üretim bölümüne,

Teslim alınan malların kontrolü yapılıp, raporlar hazırlandıktan sonra bu mallar depoya ve onu talep eden bölüme teslim edilir. Bu malı teslim alan bölüm, malın ilişiğinde gelen belgeyi imzalayarak teslim alma sürecini tamamlar.


2.11. Dağıtım Bölümü Bilgi Sistemi

Bu bölümün görevi pazarlama ve satış bölümünün gönderdiği gönderme emrindeki (shipping order) koşullara göre göndermekle yükümlü olduğu mamülü paketleyip etiketleyip ilgili tüketiciye göndermektir. Tüketicisine istenen koşullarda gönderilen mamul ile ilgili olarak hazırlanan gönderme pusulası bu bölümün temel dökümanıdır. Hazırlanan bu belgenin bir kopyası gönderilen mamul ile birlikte alıcıya gönderilirken diğer kopyasıda bu bölümün dosyalarında saklanır.

2.12. Ana Planlama Bölümü Bilgi Sistemi

Tepe yönetimiyle doğrudan ilişkili olan bu bölümün amacı, kısa, orta ve uzun vadeli projelerde, işgücü, hammadde, makine (ve diğer fabrika içi olanaklar), para ve yönetim faktörlerini bulmak ve işletmenin amaçlarına göre planlamaktadır.

Neyin, nasıl ve ne zaman yapılacağına karar vermek zorunda olan bu bölümün faaliyetlerini üç başlık altında incelemek mümkündür.
A) Uzun vadeli planlama
B) Orta vadeli planlama
C) Kısa vadeli planlama (Esnek bütçeler)
Ana planlama bölümü fonksiyonunu yerine getirirken, işletmenin bütün bölümleri ile bilgi alış verişi yapar.

2.13. Stratejik Planlama Bilgi Sistemi :
Stratejik planlamanın amacı organizasyonun hedeflerine ulaşabilmesi için gerekli stratejileri geliştirmektir. Stratejik planlama için gerekli zaman çok geniştir, ve bu süre içinde organizasyonda temel değişimler yapılabilir. Yönetim kontrol aktiviteleri belli bir periyotta oluşmakta iken bu stratejik planlama için söz konusu değildir. Her ne kadar bazı stratejik planlamalar yıllık planlama ve bütçe içinde şekillenirlerse de genelde düzensiz bir yapıdadırlar. Stratejik planlama için gerekli olan veri; kaynakların değişiminden özetlenmiş veya işlenmiş veridir. Bununla birlikte dış kaynaklı bilgiye de ihtiyaç vardır.

Stratejik planlama için gerekli bilgi tipleri veri gereksiniminin yapısını da verir. Bunlar;
- Ekonomik olarak şirketlerin mevcut ve muhtemel aktivitelerine bakış
- Mevcut ve gelecek politik çevre
- Şirketin ülkedeki Pazar ve mevcut kapasite ve yetenekleri
- Tüm ülkeler için endüstri araştırması.
- Rakiplerin Pazar pay ve yetenekleri.
- Mevcut ve beklenen gelişmeler paralel risk olasılıkları.
- Alternatif stratejiler.
- Alternatif stratejiler için kaynak tahsisi

Veri tabanı için gerekli bilgileri toplamak düzgün temellere dayanmadığı için, stratejik planlama aktiviteleri için bir yönetim bilgi sistemine sahip olmak pratikte zor ve pahalı bir girişimdir. Yönetim bilgi sisteminin stratejik planlamaya desteği; yönetim kontrol ve işlevsel kontrole olduğundan az olmakla beraber sistem bir bilgi kaynağı olarak stratejik planlamanın uygulanmasına katkıda bulunur. eldeki verilere dayalı olarak mevcut yeteneklerin derhal geliştirilmesi stratejik planlama için önemlidir. Aynı şekilde geleceğe yönelik imkanların analizi geçmiş verilere bağlı olarak yapılır. Temel Pazar verileri ve rakiplerin genel durumları veri tabanında kayıtlı tutulurken planlama ve karar modelleri kullanılarak stratejik planlamada kullanılırlar.